Werkgever worden, waar moet u allemaal aan denken

U start een nieuw bedrijf of uw huidige onderneming is inmiddels zo gegroeid dat u besluit om personeel in dienst te gaan nemen en dus werkgever te worden, waar moet u allemaal aan denken?

Officieel heeft u pas personeel in dienst wanneer degene die voor uw bedrijf werkt 3 maanden opeenvolgend voor de onderneming heeft gewerkt en hij of zij minimaal 20 uur per maand tegen betaling werkt. Verder moet er sprake zijn van een zekere gezagsverhouding, moet er loon worden betaald en moet er een verplichting zijn om arbeid te verrichten.

Aanmelden als werkgever bij de belastingdienst

Op het moment dat u personeel in dienst gaat nemen dan meldt u zich aan bij de belastingdienst als werkgever. Daarvoor gebruikt u het formulier Meldingen Loonheffingen Aanmelding Werkgever.

Binnen een aantal werkdagen ontvangt u een loonheffingsnummer van de belastingdienst, welke gebruikt wordt om iedere periode de loonaangifte mee te doen.

Arbeidsovereenkomst opstellen

Om de afspraken met uw nieuwe medewerker goed vast te leggen stelt u een arbeidsovereenkomst op. Hierin legt u o.a. de volgende zaken vast:

  • NAW gegevens van de medewerker;
  • Functie van de medewerker;
  • Tijdstip van indiensttreding;
  • Duur van de arbeidsovereenkomst;
  • Eventuele proeftijd;
  • Het afgesproken salaris per periode;
  • Arbeidsduur;
  • Opzegtermijn;
  • Of er een CAO van toepassing is;

Identiteit van werknemer controleren

Wettelijk bent u als werkgever verplicht om voor de eerste werkdag de identiteit van de werknemer vast te stellen.

  • Vraag de medewerker om een origineel en geldig identiteitsbewijs te laten zien;
  • Controleer het identiteitsbewijs volgens de richtlijnen zoals vermeld op de website rijksoverheid.nl;
  • Maak een kopie van het identiteitsbewijs en bewaar deze in het personeelsdossier

Loonheffingsverklaring

Om de juiste gegevens van een werknemer te ontvangen, laat u deze een model opgaaf gegevens voor de loonheffingen invullen. Hierop geeft de werknemer ook aan of u de loonheffingskorting wel of niet toe moet passen. Hiermee wordt voorkomen dat een werknemer te weinig loonheffing afdraagt wanneer hij of zij meerdere werkgevers heeft.

Aanmelden pensioenfonds

Iedere werknemer is standaard via de sociale verzekeringen verzekerd voor de algemene pensioenrechten (AOW en ANW). Als werkgever kun je aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. Wanneer uw onderneming onder een CAO of bedrijfstak valt komt het vaak al voor dat u verplicht bent nieuwe werknemers aan te melden bij een pensioenfonds.

Salarisadministratie

Om iedere periode het salaris van uw medewerker te berekenen en de gegevens aan de belastingdienst aan te leveren moet u een salarisadministratie inrichten. Dit kunt u in eigen beheer doen of uitbesteden.

Zoals alle verplichtingen naar de belastingdienst moet ook de salarisadministratie goed op orde zijn. De salarisadministratie moet op ieder willekeurig moment overzichtelijk zijn voor een belastinginspecteur, boekhouder of accountant. De salarisadministratie bestaat o.a. uit:

  • Loonstaat;
  • Loonstroken;
  • Jaaropgaven;
  • Loonaangiften;
  • Loonheffingsverklaring;
  • Kopie ID bewijs.

Alle documenten moeten minimaal 7 jaar bewaard blijven.

ROTS Loonadministratie

Als ROTS Loonadministratie kunnen wij startende werkgevers ondersteunen op verschillende manieren bij het in dienst nemen van werknemers. U kunt het totale proces van de salarisadministratie aan ons uitbesteden, maar wij kunnen u ook helpen bij het zelf inrichten van de salarisadministratie. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.